Koska sillis alkaa? – Päivämäärät ja ajat Excelillä

1. tammikuuta vuonna 1900 katajainen kansamme heräili tarkastamaan kuinka kaappikellot olivat selvinneet Y1,9K:sta. Huokaistuaan helpotuksesta isännät ja emännät jatkoivat arkisia askariaan huomaamatta arjessa sen suurempaa eroa. Jotain suurta oli kuitenkin tapahtunut.

Samana päivänä nimittäin tapahtui eräs toinenkin merkittävä asia. Microsoftin Office-ohjelmistojen kellot alkoivat tikittämään. Tästä syystä 1.1.1900 nähdään Excelissä edelleen päivänä 1, kun taas 2. tammikuuta on päivä 2 ja niin edelleen. 1. lokakuuta 2014 on Excel-ajassa 41913, eli 41913 päivää ajanlaskun jälkeen.

Excel-ajan perusyksikkönä käytetään päivää. Tunnit ja minuutit muunnetaan desimaalijärjestelmään, eli ilmaistaan murto-osana päivästä. Aamu kahdeksan aikaan Excelin kello on siis 0,3333.., puolen päivän aikaan 0,5 ja niin edelleen. Koska tämä ei selvästikään ole kaikista näppärin tapa käsitellä aikoja ja päivämääriä, näiden lukujen ulkomuoto voidaan muotoilla sopivammaksi. Käytännössä Excel tunnistaa päivämäärät ja kellonajat yleensä itsestään, joten normaalissa käytössä näet todennäköisesti vain nämä muotoilut. Älä kuitenkaan hämäänny tästä, sillä konepellin alla ajat ovat kuitenkin aina perusmuodossaan!

Huom: Macilla ensimmäinen päivämäärä on oletuksena 2.1.1904, mutta tämän asetuksen voi vaihtaa.  Pidä tämä kuitenkin mielessä, jos käsittelet tiedostoja eri käyttöjärjestelmillä.

Esimerkkitapaus: Koska sillis alkaa?

Vaihe 1: Mikä päivä tänään on? Entä paljon kello on?

Ennenkuin aletaan tekemään päätöksiä, tarkastetaan tämänhetkinen tilanne. Tätä varten Excelissä on kaksi kaavaa:

=TODAY(), (suomeksi TÄMÄ.PÄIVÄ)

joka palauttaa tämänhetkisen päivämäärän.

=NOW(), (suomeksi NYT)

joka palauttaa tämänhetkisen tarkan ajan päivämäärineen. Ajatusleikkinä =NOW() funktion arvon pyöristäminen alaspäin palauttaisi täysin saman tuloksen kuin TODAY().

NOW()-funktio palauttaa myös päivämäärän, mutta voit muuttaa solun muotoilua siten, että vain kellonaika näkyy.

Vaihe 2: Silliksen ajankohta

Taulukoissa ajat ovat yleensä jossain muussa muodossa kuin vaiheessa 1 olevat täydelliset aikatiedot. Usein päivämäärä ja kellonaika on esimerkiksi eri sarakkeissa tai soluissa, jolloin niitä joudutaan yhdistelemään. Niin tehdään myös tässä esimerkissä.

Warrantin vuosijuhlasillis pidetään lauantaina 4.10.2014. Excelille tämä päivämäärä on 41916. Kuljetukset sillikselle lähtevät 11:30, joka on desimaalijärjestelmässä 0,4791666..

Saat siis täydelliset tiedot ajankohdasta (päivämäärä ja kellonaika) yksinkertaisesti plus-laskulla.

Vinkki: Pyri aina luomaan tiedot siten, että soluissa pysyy täydelliset tiedot ajankohdasta. Tämä helpottaa esimerkiksi yli päivämäärärajojen laskemista, ja voit kuitenkin piilottaa päivämäärät aina muotoluilla.

Vaihe 3: När börjar sillis?

Kahden ajankohdan eron laskeminen tapahtuu niinikään yksinkertaisella vähennyslaskulla.

Äkkiseltään luulisi että laskutoimituksessa on tapahtunut jokin virhe, sillä saamamme tulos vaikuttaa hieman omituiselta. Tätä ei kuitenkaan kannata säikähtää, sillä tämä johtuu tietysti siitä, että Excel muotoili automaattisesti kahden päivämääräsolun välisen erotuksen myös päivämääräksi.

Tämän voimme kuitenkin korjata luomalla samantien oman Custom-muotoilun. Pääset tähän valikkoon valitsemalla solut ja klikkaamalla More number formats kuten alla.

Tästä valikosta voit säätää solulle sopivat muotoilut. Muotoilut tehdään siten, että kaikki teksti kirjoitetaan ”-merkkien sisään. Muuttuvat aikatiedot tulevat suomenkielisen sanan etukirjaimesta, eli:

v= vuosi

k= kuukausi

p = päivä

t = tunti

m= minuutti

s=sekunti

Vinkki: Kirjoita kirjain kahdesti ja saat pakotettua numeron kaksinumeroiseksi eli nollan eteen. Kirjoittamalla kkk saat kuun lyhyessä muodossa (esim tammi) ja kkkk saat kuun pitkässä muodossa (tammikuu).

Tässä esimerkissä solun muotoiluksi asetetaan:

”Sillikseen on ”p ”päivää” t ”tuntia” mm ”minuuttia ja ”s” sekuntia”.

Jolloin solu näyttää tältä:

Jotta saat ajankohtaisimman tiedon, voit päivittää taulukon painamalla F9-näppäintä.

EXTRA: Koska Excel näkee ajat aina päivien murto-osina, saattaa vertailujen tekeminen sekunnilleen esimerkiksi VLOOKUPilla aiheuttaa joskus pyöristyksestä johtuvia ongelmia. Käytä silloin apuna esimerkiksi ROUND-funktiota riittävällä määrällä desimaaleja.

Lataa sillislaskuri tästä:

Jäikö jotain kysyttävää? Jätä kommentti!